Info voor organisaties

Er zijn veel organisaties op zoek naar vrijwilligers. En er zijn veel manieren om juist jouw vacatures onder de aandacht te brengen.

Vacaturebank
Veel potentiële vrijwilligers kijken op de vacaturebank. Je vindt die onder de gelijknamige button bovenaan deze pagina. Ben jij een vrijwilligersorganisatie, stichting, vereniging of organisatie met een maatschappelijk belang en wil je dat jouw vacatures geplaatst worden? Neem dan contact op via info@vrijwilligersboxtel.nl

Netwerk
Vrijwilligers werven blijkt het meest effectief in je eigen netwerk of dat van je vrijwilligers en cliënten. Laat je netwerk daarom actief weten dat je op zoek bent naar hulp.

Sociale media
Denk goed na wat voor vrijwilligers je nodig hebt. Ben je op zoek naar hulp in de avonden of weekenden? Heb je al eens aan Boxtelse studenten gedacht? Zij zijn via Instagram en Facebook het best bereikbaar. Wil je juist de werkzoekenden een kans geven? Zorg voor activiteit op LinkedIn. Toch ingewikkeld?
Twijfel je over de aanpak, betreft het een vacature die veel uitleg behoeft of wil je gewoon advies: het Vrijwilligerssteunpunt helpt graag! Neem vooral contact met ons op.

Hoe schrijf ik een vacature?
Hoe schrijf je een wervende vacature? Een complete en duidelijke beschrijving geeft een goede eerste indruk. Het eerste wat jouw potentiële vrijwilliger ziet is de titel. Wat zet je er boven? Hou het kort en bondig. Maak de lezer gerust nieuwsgierig. Bijvoorbeeld:
Hoe goed bent u met huiswerk? of Ben jij die gezellige koffievrijwilliger?
Zorg dat je de nieuwsgierig geworden lezer daarna helder alle info geeft. Noem de functie duidelijk bij naam en omschrijf letterlijk wat die inhoudt. Vergeet niet een eerlijke schatting van het tijdsbeslag te geven. De kandidaat weet dan wat hij kan verwachten. Gebruik actieve, korte zinnen en vermijd moeilijke woorden of jargon.  Vertel ook wat de vrijwilliger terugkrijgt: voldoening, waardering, ervaring, gezelligheid.

En verder:  Een tekst vol fouten staat onprofessioneel.  Wees uitnodigend en respectvol.  Sluit af met een verwijzing naar de organisatie.  Schrijf vriendelijk maar ook zakelijk.  Beperk de lengte van het bericht.  Last but not least: beantwoord zo snel mogelijk álle reacties.

Wanneer je als vrijwilliger werkt kan er natuurlijk iets misgaan. Denk aan een kapotte bril of schade aan je kleding of fiets. De gemeente Boxtel waardeert de inzet van elke vrijwilliger en heeft daarom een collectieve schadeverzekering afgesloten.

Wanneer
Als schade aantoonbaar tijdens en/of in direct verband met vrijwilligerswerk optreedt is in principe vergoeding mogelijk. Voorwaarden: Het is een soort vangnet. Pas als je eigen WA-polis niet of niet volledig voorziet in schadevergoeding kun je deze vrijwilligersverzekering aanspreken.

Melden

Je meldt de schade bij je eigen verzekeringsmaatschappij. Daarbij geef je aan dat je ook aanspraak wilt maken op de vrijwilligerspolis van de gemeente Boxtel. Dit kan alleen als er schade is ontstaan door handelingen als vrijwilliger.  Bij een ongeluk met schade en/of letsel is de collectieve Ongevallenverzekering van kracht. In dat geval meld jij of meldt je organisatie het ongeluk wél rechtstreeks bij de gemeente.

Schadeformulier

Vraag bij de gemeente om een digitaal schadeformulier. Vul dat in en voeg daarbij relevante stukken zoals offertes en facturen, foto’s en getuigschriften. Vul altijd je telefoonnummer en/of mailadres in en stuur alles naar: Postbus 10.000, 5280 DA Boxtel Afdeling Verzekeringen. Je kunt ook mailen: gemeente@boxtel.nl tav de Afdeling Verzekeringen of de stukken afgeven bij de receptie van het gemeentehuis tav Afdeling Verzekeringen.

Hoe verder

De gemeente checkt de gegevens en beoordeelt of de claim een kans heeft. Zo ja, dan stuurt ze de schadeclaim door naar Centraal Beheer.   Centraal Beheer wikkelt de schadeclaim af met de vrijwilliger en/of diens organisatie.

De gemeente speelt hierin geen verdere rol, ook niet als de verzekeraar de claim afwijst.    Meer weten? Download de volledige brochure hier.

Jouw organisatie zal soms graag een VOG (Verklaring Omtrent Gedrag) hebben van de vrijwilligers. Er zijn drie manieren waarop je dat kunt regelen:

1. De organisatie logt met eHerkenning in op de site van Justis, de instantie die aanvragers screent voor de overheid. Justis screent en mailt vervolgens de vrijwilliger. Met de mail en zijn digiD vraagt de vrijwilliger de VOG aan. De kosten zijn 33,85 euro.
2. De vrijwilliger vraagt de verklaring aan via de gemeente. Hijzelf of de organisatie downloadt het benodigde formulier op www.justis.nl. De organisatie vult de gevraagde gegevens op dit formulier in en ondertekent dit. De vrijwilliger vult ook zijn/haar gegevens in en gaat met het formulier en zijn legitimatiebewijs naar de gemeente. De kosten bedragen dan 41,35 euro.
3. Als de organisatie zich inzet voor een kwetsbare doelgroep – denk aan minderjarigen, mensen in een afhankelijkheidspositie en mensen met een beperking – kan ze mogelijk gebruik maken van gratis VOG’s. Op www.gratisvog.nl vind je de voorwaarden. Op die site kun je tevens een aanvraag indienen om gratis VOG’s te verstrekken aan de vrijwilligers.

Wie betaalt?
Meestal vergoeden organisaties de VOG voor hun vrijwilligers. Maak hierover vooraf duidelijke afspraken met de vrijwilligers, zodat zij weten wat ze kunnen verwachten. Met vragen kun je altijd terecht bij het Vrijwilligerssteunpunt, neem vooral contact met ons op.

Heb jij als vrijwilliger of bestuurder in een organisatie te maken met ongewenst gedrag? Seksuele intimidatie, agressie, discriminatie of pesten? Dan kun je terecht bij de onafhankelijke vertrouwenspersoon. De vertrouwenspersoon zoekt samen met jou naar een oplossing. Alle informatie die je deelt is vertrouwelijk en zonder jouw uitdrukkelijke toestemming onderneemt de vertrouwenspersoon zelf geen actie.

Els van Esch
In Boxtel vervult Els van Esch de rol van vertrouwenspersoon. Vanuit haar professionele achtergrond steunt en adviseert zij iedereen met een vraag of klacht.  Aan besturen van vrijwilligersorganisaties geeft ze op verzoek voorlichting en beleidsadvies.

Wanneer melden?
Wat voor de een een onschuldig geintje is, kan voor de ander als intimidatie voelen. Als vrijwilliger dien je je veilig en onbelast te voelen. Je kunt zeggen dat gedrag ongewenst is zodra de ander dit als kwetsend, bedreigend of pijnlijk ervaart. Wil jij hier graag met iemand over praten? Neem dan contact op met Els van Esch via 06 573 15 416 of vertrouwenspersoon@vrijwilligersboxtel.nl

Vanaf welke leeftijd?
In principe geldt voor vrijwilligerswerk van jongeren tot 18 jaar hetzelfde als voor betaald werk. Dit betekent dat kinderen tot 16 jaar formeel geen vrijwilligerswerk mogen doen, met enkele uitzonderingen.

Schoolbezoek
Jongeren van 16 en 17 jaar mogen zonder meer aan de slag, tot zelfs 45 uur per week. Omdat deze jongeren nog (gedeeltelijk) leerplichtig zijn, mag het werk normaal schoolbezoek niet belemmeren. Ook worden de schooluren meegeteld als werktijd. Risicovol werk mag alleen onder deskundig toezicht worden uitgevoerd. (Vrijwilligers)werk tussen 23.00 uur en 6.00 uur is net als oproepdienst verboden. Vrijwilligers onder de 18 jaar vallen onder de arbeidsomstandighedenwet (arbo) als kwetsbare groep. Toezicht en voorlichting zijn voor álle jongeren onder de 18 jaar noodzakelijk.

Bron: Platform Vrijwillige Inzet

Er zijn veel organisaties op zoek naar vrijwilligers. Denk dus goed na wie of wat je zoekt om de juiste mensen te bereiken: Wat voor vrijwilliger zoek je om aan de taken en werkwijze van de organisatie te voldoen? Past zijn/haar profiel, achtergrond en persoonlijkheid bij de doelstelling van je organisatie? Wat voor tijdsinvestering verlang je? Ben je duidelijk en eerlijk over wat je van hem of haar verwacht?
Bedenk ook wat je als organisatie te bieden hebt: Kan de kandidaat ervaring opdoen op een voor hem interessant terrein? Doe je aan deskundigheidsbevordering? Bied je een cursus of training aan? Bied je vrijwilligers een onkostenvergoeding? Is de organisatie goed bereikbaar?
De gouden regel is: als vrijwilligers de indruk krijgen dat er in ze geïnvesteerd gaat worden, zullen ze sneller geneigd zijn voor uw organisatie te kiezen.

Een vrijwilliger komt onbetaald en uit vrije wil iets doen voor anderen. De vrijwilliger helpt om de doelstellingen van jouw organisatie te realiseren. Het is dus van groot belang om hem of haar voor de organisatie te behouden. Daarvoor moet je investeren in motivatie, het plezier en de kwaliteit die hij of zij toevoegt.

Werkbespreking
Hoe je vrijwilligers begeleidt is onder meer afhankelijk van wat ze doen en met welk doel. Doe je dat groepsgewijs, in een werkbespreking, dan is dat goed voor de teamgeest, vaak gezellig en het bespaart tijd. Het nadeel kan zijn dat niet iedereen voldoende aan zijn trekken komt. Daarvoor is individuele begeleiding beter geschikt. Je kunt dieper op de zaken ingaan en de vrijwilliger ervaart dat de organisatie tijd in hem/haar steekt.

Individuele werkbespreking
De werkbespreking is gericht op de inhoud van het werk en niet op de vrijwilliger zelf. Naast het voeren van individuele werkbesprekingen is het mogelijk een functioneringsgesprek met vrijwilligers te voeren. Punten van het functioneringsgesprek kunnen (gedeeltelijk) geïntegreerd worden in de werkbespreking. Het is handig voor de werkbespreking een vaste agenda te hebben. De volgende punten kunnen in een werkbespreking aan de orde komen: Welke taken voert de vrijwilliger uit? Is het helder welke taken hij/zij uit dient te voeren? Is de vrijwilliger tevreden met dat pakket? Heeft hij niet te weinig of te veel taken? Voelt de vrijwilliger genoeg afwisseling? Haalt hij hier voldoening uit? Heeft de vrijwilliger behoefte aan verandering, een cursus of iets anders? Hoe verloopt de samenwerking met anderen, beroepskrachten of vrijwilligers? Hoe ervaart de vrijwilliger de begeleiding? Kan de vrijwilliger met zijn vragen tijdig bij iemand terecht?

Door vrijwilligers te belonen en waarderen maak je op een persoonlijke manier duidelijk wat zijn inzet jouw organisatie waard is. Dat hoeft niet (alleen) met geld. Vrijwilligers vragen dikwijls geen, of slechts een gedeeltelijke vergoeding voor hun tijd of gemaakte kosten. Belonen is meer dan het bekende schouderklopje. Hoe je hem of haar kunt waarderen heeft vooral te maken met de motieven waarom iemand vrijwilliger wordt. Het is zinvol om bij het opstellen van een goed vrijwilligersbeleid na te denken over hoe je je vrijwilligers beloont. Wellicht kunnen deze vragen je helpen: Wat drijft de vrijwilliger, wat is zijn motivatie? Wat heb ik te bieden? Wie is verantwoordelijk voor het ‘belonen’? Hoe zit het met onkosten, reiskosten, verzekering? Wanneer is de vrijwilliger tevreden?

Ken de motivatie
De een wil kennis en ervaring opdoen, de ander wil zijn netwerk uitbouwen of een zinvolle dagbesteding hebben. Als je weet wat de vrijwilliger drijft, weet je ook waarmee je hem het best kunt belonen. Ken je zijn of haar motivatie niet? Verdiep je daar dan in en achterhaal die door belangstelling te tonen voor zijn of haar werk.

Maatwerk
Het erkennen, waarderen en belonen van vrijwilligers is dus maatwerk. Een feestje wordt gewaardeerd omdat het de vrijwilligers de mogelijkheid biedt om te netwerken en andere vrijwilligers te ontmoeten. Een klein deel van de vrijwilligers vindt een presentje, kortingsbonnen of een geldelijke vergoeding belangrijk. Te grote cadeaus en vergoedingen vindt de meerderheid ongepast – die kunnen hun belangen schaden en hun intenties in twijfel trekken. Een onkostenvergoeding is prima: die wordt niet als beloning gezien, maar als redelijke compensatie van gemaakte kosten.

Niemand kan garanderen dat een vrijwilliger blijft. Er was een tijd dat mensen zich min of meer voor het leven aan een vereniging verbonden. Natuurlijk zijn die mensen er ook nu nog, maar de trend is anders. Vrijwilligers zijn meer geneigd om na een poos wat anders op te zoeken en zich dáár in te zetten. Mensen binnen boord houden vraagt dus inspanningen van de vereniging of organisatie. Mensen groeien, ontwikkelen zichzelf, interesses veranderen. Een actieve vrijwilliger ontwikkelt en verandert. Daarmee verandert ook zijn interesse en motivatie.

Als je je vrijwilligers koestert beweeg je met hem of haar mee; Geef oprechte aandacht en spreek waardering uit.  Betrek de vrijwilligers bij het beleid. Raadpleeg ze altijd over zaken die hun werk direct raken.  Zorg voor een gezamenlijk en/of individueel overlegmoment waarin de vrijwilliger zijn ideeën en wensen kwijt kan. Bekijk regelmatig met de vrijwilliger of het takenpakket nog naar wens is. Zorg voor duidelijkheid over de werkzaamheden. Kom afspraken en beloften na ten aanzien van de inhoud van het takenpakket.  Zorg voor voldoende begeleiding.   Wees enthousiast over de organisatie.  Noem in uitingen en publicaties het belang van je vrijwilligers voor de organisatie.  Communiceer veranderingen tijdig.   Laat vrijwilligers meepraten en luister naar hun ideeën. Zorg voor een veilige werkomgeving. Vermijd bureaucratische rompslomp en geef spontaniteit de ruimte.  Zorg voor een deugdelijke verzekering.  Zorg voor laagdrempelige workshops en korte cursussen gericht op het werk van de vrijwilliger. Kijk voor ideeën eens bij de workshops
Vergoed gemaakte kosten snel.  Regel ’ns een een gezellige avond of lunch.  Denk aan een attentie bij verjaardag of ziekte.  Wil je je waardering laten blijken, doe dan moeite voor iets bijzonders of persoonlijks. Dat is niet hetzelfde als iets kostbaars.  Maak geen onderscheid in kerstattenties voor vrijwilligers en betaalde krachten. Neem klachten serieus en probeer ze voor ieder zichtbaar op te lossen.

Er zijn mensen die stoppen als vrijwilliger omdat ze iets anders willen gaan doen. Er zijn ook vrijwilligers die eigenlijk geen afscheid willen nemen, maar die dringend gevraagd wordt dit toch te doen, omdat ze niet goed functioneren. Dit kan nogal eens met emoties gepaard gaan.
Vragen die je je zou kunnen stellen zijn:   Waarom wil/moet de vrijwilliger stoppen? Hoe wil de vrijwilliger stoppen? Wat laat de vrijwilliger achter, en hoe worden zaken overgedragen? Wat kan de organisatie nog voor de vrijwilliger doen? Hoe komt de vrijwilliger terug als hij/zij dat wil?

Signaleren
Natuurlijk kun je nooit voorkomen dat een vrijwilliger stopt. Wat je wel kunt doen om de kans daarop te verkleinen is zorgen dat je hem of haar goed begeleidt. Hierdoor signaleer je vroegtijdig knelpunten en kun je bijsturen. Misschien passen andere taken wel beter bij deze vrijwilliger of zit hem iets dwars. Wil hij of zij niettemin stoppen, dan is dat geen verrassing en kun je als organisatie alvast voorsorteren op de opvolging. Zorg altijd voor een eindgesprek.
Tekst vrij naar Werkboek 5xB, uitgave CIVIQ, Utrecht; vrijwilligerscentrale Deventer.